随着信息技术的发展，截止目前，我国大部分的企业拥有了智能化的办公专业系统。近年来，这些专业系统越来越多的进入了故障高发期，主要原因一是设备使用年限较长，设备自然故障率增加；二是设备操作人员能力有限，过多的误操作导致设备故障率增加；三是几年前的系统建设侧重点在设备的质量和品牌知名度，忽视了系统匹配的重要性，系统搭建后只要能使用就投入实施，而未考虑一些表面看似不重要的设备参数是否能相互完美支持和匹配，从而导致设备在使用一段时间后，故障率显著提高。
怎样才能有效的解决这些问题？和重新投资进行项目重建或改造相比，越来越多的企业选择了系统维护及保养外包服务，简称“系统维保”。那么，是什么原因让企业更愿选择“系统维保”？我们通过调查提供相关服务的公司和有此需求的企业管理者，总结出有如下十大理由。
理由一：更省钱
由于投资建设专业办公系统的费用，对企业来说都是成本开支，而不会产生收益，且科技产品更新换代快，所以企业非常关注中期（一般是5年）投入的性价比。而投资重建或改造原有系统，少则几十万，多则几百万甚至更多，且一般系统质保期都在两年左右，在系统建成并投入使用2年后，还是需要另外投资进行设备及系统维护。但如果选择系统维保，一套原本投资100万的系统，维保一年的费用也只有3-5万，即使每年维保费用有所增加（一年增加1万），5年下来也只有25-35万，再加上更换部分设备和维修的费用，总共也不会超过50万，这比重建或改造的投入节省了至少一半的费用。
理由二：更省心
重建或改造的系统在投入运行后，企业需要投入专业的技术操作人员学习新的系统使用方法，整个系统的使用操作和故障排除主要都要依靠企业自身的操作人员（系统供应商一般只负责设备或系统的质量故障），且如果设备需要返厂维修，则很可能导致系统暂时瘫痪，从而影响企业的办公使用需求。而系统维保的目的就是为了避免这类情况的发生，无需企业自身配备专业的技术操作人员，一般的设备或系统故障均由维保服务商负责解决，且当设备需要返厂维修时，维保服务商也能提供备用设备，从而不会对企业的办公使用造成影响。
理由三：更省时
众所周知，重建或改造项目都有一个较长的建设周期（跨季度或跨年），如果不是整体性的重建（主要指办公场地结构重建和完全重新装修），单独为专业系统（比如会议室音响系统）投入较多的人力物力，花较多时间进行设计、招标、施工等建设工作，对企业来说也是时间上的成本。但是企业如果选择了系统维保外包服务，以上环节都可以省下来，实属一笔不小的费用。
理由四：更全面
更全面的说法，实则意思是系统维保比系统重建或改造，更能站在企业使用的角度为企业提供一条龙的服务。拿会议室音响系统为例，选择系统重建或改造，系统供应商一般能提供的是会议室音响系统的设计、设备采购、安装调试和简单的操作培训，此后在企业使用中能提供的服务支持比较少。而系统维保商除了对系统的设计原理、设备的操作使用精通外，更重要的是为企业在使用中的问题提供支持，同时企业又能根据自身的发展需要，随时能获得系统升级和功能调整的最新方案。
理由五：更灵活
因为系统维保提供的是一种服务，所以在诸如合作条款、付款方式、合作周期等方面都能根据企业的需求而调整，从而为企业的资金安排提供便利。
理由六：更安全
更安全所包括的范围，主要是在系统建设和使用过程中的相关设备和人身安全。虽然目前国家对工程建设安全责任有着明确的法律界定，但在项目建设中同样存在着大量的安全隐患（而由于施工的质量问题，也会给系统的使用带来安全隐患），一旦发生安全事故，企业也会受到影响。但在系统维保中，因为维保服务商需要对系统进行全面的了解和安全隐患排查，从而也能大大降低系统在使用过程中的安全事故发生几率。
理由七：更环保
在近年国家大力提倡低碳环保的时机，更多的企业也在响应党中央的号召，减少资源浪费，提高资源使用率，所以更愿选择资源需求量少的系统维保。
理由八：更注重服务
与传统项目建设产业相比，企业在自身的办公需求中，越来越看中供应商或服务商能提供的服务内容，以及在合作期间所带来的服务体验。以往整个社会的发展投资占比过大，服务领域关注较少（服务领域的利润少，绝大多数公司宁愿选择卖产品），所以很多企业在系统使用中想寻找专业的系统维保服务商，也很难找到（以往的互联网还不够发达也是一个原因），但近年来随着很多行业的产能过剩及利润下降，很多以往专注卖产品的公司，也开始转型，逐渐注重服务质量，加入系统维保的大军中。这也给企业带来了更多的选择，在一定程度上也促进了社会的发展进步。
理由九：更注重技术
其实就像上面理由四所说，一个合格的系统维保服务商，是需要对整个系统的设计原理、每个设备产品的特性、设备使用方法、系统故障排除等全方位的有深入的了解和深刻的认识，比如企业想增加某个功能时，服务商要能很快的针对系统内各个设备的特点，提供系统升级或增加设备的方案，而这对于更注重前期设计的系统供应商来说是很难做到的。
理由十：更能帮企业提高技术水平
既然是维保服务，那么势必会在系统的使用中，维保服务商要时常与企业工作人员进行系统情况沟通和技术交流，同时维保服务商也能及时的为企业工作人员提供持续的技术指导和培训，而这也是目前系统项目重建或改造供应商在系统建成后无法做到的。
根据我们的调查和以上总结，“系统维保”领域在近年来如雨后春笋般快速的发展，在今后整个社会经济活动更注重人性化和服务的方向下，我们有理由相信“系统维保”这一领域会给社会的发展质量增添更多的内涵。